Annio – Aufgaben- und Projektverwaltung mit optionalem Helpdesk- und Zeiterfassungs-Modul

Sie wollen Jira, Meistertask und ein Ticketing IN EINEM? Lernen Sie Annio kennen. Unsere moderne Aufgaben- und Projektverwaltung mit optionalem Helpdesk- und Zeiterfassungs-Modul macht dies möglich und hilft Ihren Mitarbeitenden, Team-übergreifend effizienter zusammenzuarbeiten. Die Cloud-Lösung können Sie von überallher aufrufen. Sie verwalten all die relevanten Informationen zentral an einem Ort und haben stets im Überblick, was als nächstes ansteht. Haben wir Ihr Interesse geweckt?

In diesem Blog-Beitrag erfahren Sie, was die Applikation alles beinhaltet. AS infotrack hat die Web-Applikation ursprünglich für sich selbst entwickelt und setzt sie erfolgreich im Alltag ein, um die interne Kommunikation im Team sowie die Zusammenarbeit mit externen Partnern und den Kunden zu vereinfachen. Zusammen mit Pilotkunden haben wir die Funktionalität stetig erweitert. Neu bieten wir die Software auch Kunden als «Software im Abo» (SaaS, Software-as-a-Service) an.

Wir wünschen Ihnen eine spannende Lektüre. Bei Interesse nehmen Sie gerne mit uns Kontakt auf, damit wir Ihnen die Lösung live zeigen können.



1.Aufgaben- & Projektverwaltung

Das Cockpit gestaltet den Arbeitsalltag rund um Aufgaben, Projekte, Helpdesk und Zeiterfassung effizienter. Arbeiten Sie zudem vereinfacht mit Kunden, Partnern, im Team, sowie teamübergreifend zusammen, ohne ständige Medienbrüchen zwischen den Applikationen.

Aufgaben

Anstelle von Post-it, Notizen auf Papier, Excellisten, E-Mails, SharePoint & Co., erfassen, überwachen und bearbeiten Sie Aufgaben an einem zentralen Ort. Alle Informationen, die eine Aufgabe betreffen, sind für die involvierten Personen online und in Echtzeit einsehbar.

Nutzen Sie Untertasks, Kommentare und Anhänge, um allen Beteiligten die strukturierten und relevanten Daten schnell zugänglich zu machen. Sie setzen Deadlines, Prioritäten, Verantwortlichkeiten, Fortschritte usw. direkt in der Aufgabe.

Auf der Home-Seite sehen Sie, welchen Aufgaben Sie zugewiesen sind und was Sie als nächstes tun sollten. Als Führungsperson können Sie Mitarbeitende aufrufen und erhalten einen Überblick über den jeweiligen Arbeitsvorrat, welche Aufgaben wie weit fortgeschritten sind und welche Aufgaben zur Abnahme bereit sind oder bereits abgeschlossen wurden.

Falls die Aufgabe nicht eine einzelne Person betrifft, können Sie eine Gruppe, mehrere Arbeitende, Testpersonen oder Abonnenten hinterlegen, die über Änderungen informiert werden. So haben Sie Ihre Aufgaben einfach im Überblick!

Projekte

Aufgaben können Sie zudem einem Projekt bzw. einem Task Board zuweisen, um eine noch bessere Einsicht in den Projekt-Fortschritt zu erhalten. Es ist ersichtlich, wie viele Aufgaben geplant, startbereit, in Arbeit, bereit zum Testen oder erledigt sind.

Die Bearbeitung der Projekte orientiert sich an der agilen Kanban-Methode. In der Ausgestaltung der einzelnen Spalten sind Sie frei. Ob Sie nur 3 Spalten benötigen, eine Ideen-Spalte hinzufügen möchten oder eine doppelte Abnahme (z.B. interne und externe) wünschen, können Sie selbst konfigurieren.

Da Projekte häufig mit involvierten Stellen bearbeitet werden, haben Sie die Möglichkeit Externe, wie beispielsweise Kunde oder Partner mit eingeschränkten Rechten zur Mitarbeit zu berechtigen. Partner können beispielsweise eine Teilaufgabe bearbeiten oder Kunden können eine zum Test freigegebene Aufgabe prüfen und sie durch «Akzeptieren» oder «Ablehnen» beantworten. Die Aufgabe wechselt entsprechend in die gewünschte Spalte und die relevanten Personen werden informiert.

Wenn Ihnen eine Listen- oder Kalender-Ansicht besser gefällt, können Sie dies entsprechend darstellen. Zudem helfen intelligent kombinierbare Filter, um Aufgaben, Task Boards oder Projekte über die Globalsuche schnell zu finden.

Task Board Ansicht
Task Board: Spaltenasicht mit erfassten Aufgaben, einfacher Überblick des Projektfortschritts, Tabellen- und Kalenderansicht

Task Ansicht
Details einer Aufgabe: Zuteilung der Auafgabe und deren Untertasks, Kommentare, Dateianhänge per Drag & Drop

2.Zusatzmodul: Helpdesk

Wer kümmert sich bei Ihnen um die Erfassung von Anfragen, Problemmeldungen und Tickets, die persönlich, telefonisch und per E-Mail eintreffen? Können die Benutzer die Meldungen selbst erfassen? Je effizienter Sie diesen Prozess gestalten und je mehr Sie auslagern können, desto besser können sich die Helpdesk-Angestellten komplexeren Aufgaben und deren Lösung widmen.

Service Level Agreements (SLA)

Im Gegensatz zu Aufgaben (siehe Abschnitt «Aufgaben»), regelt bei Helpdesk-Aufgaben ein Service-Level-Agreement (SLA) die Reaktionszeit für die Bearbeitung.

Das SLA definiert ab wann es Gültigkeit hat, welche Supportzeiten pro Arbeitstag gelten und wie die Reaktionszeiten nach Priorität geregelt sind. Ein SLA kann generell Gültigkeit haben oder pro Kunde oder Abteilung anders ausgestaltet sein.

Tickets

Wird ein SLA-Ticket durch einen Kunden neu erstellt, sind bereits alle bekannten Informationen vorerfasst (z.B. SLA aufgrund der Benutzer-Zugehörigkeit zu einem Kunden, kundenseitige-Priorisierung sowie Meldedatum und -zeit). Weitere Informationen, wie beispielsweise eine Beschreibung, ein betroffener Benutzer oder ein Gerät, ihre interne Priorisierung, Aufwandschätzung für die Bearbeitung usw. können angereichert werden.

Auch zu einem Ticket können Sie Kommentare, Dateien, Tags und Lösungswege erfassen. Zudem können Sie eine Gruppe, einen einzelnen Mitarbeitenden zuweisen oder das Helpdesk-Personal nimmt die Tickets selbst an und arbeitet diese ab. Sollte es sich irrtümlicherweise um eine Aufgabe und nicht um ein Ticket handeln, das gemäss SLA-Bestimmungen bearbeitet werden muss, können Sie das Ticket elegant in eine Aufgabe umwandeln.

Das Ticket durchläuft bei der Bearbeitung verschiedene Status: Erstellt, Angenommen, Zugewiesen, Bestätigt, In Arbeit, Geschlossen. Sind Ihre Kunden ebenfalls im Tool erfasst, werden Sie über den Fortschritt und die Abarbeitung mittels Notifications in Echtzeit auf dem Laufenden gehalten.

Wird ein neues Ticket erfasst, werden aufgrund von früheren Tickets und hinterlegten Tags (Stichworte zur Kategorisierung) bereits gelöste Tickets angezeigt. So entsteht mit der Zeit ein mächtiges Wiki, das Sie bei der Lösung fachlich unterstützt und die Bearbeitung zeitlich beschleunigt. Ein Win-Win für Sie und Ihre Benutzer!

Falls Sie Tickets nach Kategorien sortieren und zuteilen möchten, können Sie eigene Kategorien, wie beispielsweise «ICT», «Applikationen» und «Schnittstellen» erstellen. Diese Kategorie ordnen Sie bei der Ticketerfassung zu, um so ihre gewünschte Triage vorzunehmen.

Über die Einhaltung Ihrer SLA-Zeiten können Sie Auswertungen erstellen. So können Sie prüfen, ob Reaktions- und Antwortzeiten eingehalten wurden.

Übersicht Helpdesk
Übersicht Helpdesk-Agent: Agent sieht neue Tickets und weist diese einfach zu, Überblick der in Arbeit stehenden Tickets pro Kategorie

Erfassungsmaske SLA-Ticket
Erfassung eines Tickets: Erfassung erfolgt via Formular durch den Kunden, den Helpdesk oder automatisch via Support-Mailbox

SLA-Ticket Ansicht
Service Level Agreement (SLA): Regelung von Support-Zeiten pro Tag, Festlegung von Reaktionszeiten nach Priorität

3.Zusatzmodul: Zeiterfassung

Falls Sie Ihre Arbeitsaufwände einem Kunden in Rechnung stellen wollen, können Sie als zusätzliches Modul die Zeiterfassung nutzen. Auch «interne Zeiten» wie Sitzungen, Ausbildung & Co. können Sie mittels Zeiterfassung rapportieren. So wissen Sie stets über Ihren Gleitzeitsaldo Bescheid.

Arbeitsrapport erstellen

Ausgehend von einer Aufgabe, einem Helpdesk-Ticket oder auf dem direkten Weg über die Kalenderansicht können Sie einen Arbeitsrapport erstellen. Mit wenigen Klicks wählen Sie den Tag aus, das betroffene Projekt, erfassen die Arbeitsbeschreibung und tragen die Zeit und allfällige Spesen ein. Speichern, fertig – so einfach geht’s.

Rapportieren Sie direkt auf eine bestehende Aufgabe oder ein Helpdesk-Ticket, so sind bereits alle bekannten Informationen vorbelegt. Neben der «normalen» Arbeitsbeschreibung haben Sie die Möglichkeit, interne Notizen zu erstellen und bei den Stunden zwischen dem Kunden gegenüber «verrechnete», «ausgewiesene» sowie «effektive Stunden» (für den internen Stundensaldo) zu unterscheiden. Bei den Spesen haben Sie ebenfalls die Wahl, für gefahrene Kilometer, den öffentlichen Verkehr, Parkgebühren, Essens- und Übernachtungsspesen zu entscheiden, ob diese dem Kunden in Rechnung gestellt werden oder lediglich intern anfallen und dem Mitarbeitenden rückvergütet werden müssen.

Arbeitszeiten & Ansätze erfassen

Um über einen Arbeitssaldo die Übersicht zu wahren, ergänzen Sie die für einen Benutzer geltende Arbeitszeit mit Anzahl Stunden pro Tag und Arbeitstage von Montag bis Sonntag. Bei der erfassten Arbeitszeit setzen Sie ein Gültigkeitsdatum «von» und «bis», um ändernde Arbeitspensen abzubilden.

Die Stundenansätze erfassen Sie einmalig und an einem zentralen Ort. Diese können pro Firma, Benutzer oder Projekt unterschiedlich sein: Entweder gilt ein einheitlicher Ansatz für alle Mitarbeitenden oder Sie können komplexere Preisstrukturen (z.B. Senior, Junior, Lernende, usw.) abbilden. Auch hier erfassen Sie eine zeitliche Gültigkeit, definieren die Währung und allenfalls den Kilometer-Ansatz für Einsätze vor Ort.

Arbeitsrapporte verwalten

Als Mitarbeitenden haben Sie eine Übersicht, über Ihre eigenen Rapporte. In einem Kalender erkennen Sie sofort, an welchen Tagen Sie noch nichts, gegenüber Ihrem Stundensoll zu wenig oder bereits genügend Stunden gebucht haben.

Ferien, krankheitsbedingte Abwesenheiten, Feiertage und interne Arbeiten erfassen Sie, indem Sie auf ein entsprechendes «internes Projekt» ohne verrechenbare Felder buchen.

Nachdem die Mitarbeitenden ihre Rapporte erfasst haben, sind diese für Projektverantwortliche ersichtlich, um sie zu kontrollieren, allenfalls anzupassen und danach für die Verrechnung freizugeben. Sobald die Rapporte einem Rechnungslauf zugewiesen sind, sind diese für den Kunden einsehbar, sofern Sie dem Kunden ein Login gewähren.

Ein Rapport durchläuft folgende Status:

Rechnungsläufe erstellen

Mit grosser Wahrscheinlichkeit erstellen Sie monatlich pro Kunde oder pro Projekt eine Rechnung. Dies erledigen Sie, indem Sie einen Rechnungslauf initiieren. Sie setzen ein Rechnungsdatum und wählen welche Arbeitsrapporte Sie übernehmen möchten (noch keine, alle verrechenbaren Rapporte oder Rapporte aus einem bestimmten Zeitraum).

Einen fertigen Rechnungslauf können Sie sperren und ein XML-File generieren, das Sie für die weitere Rechnungsverarbeitung in Ihrem ERP-System einlesen können. Von dort aus drucken Sie die Rechnung in Ihrem gewünschten Layout oder versenden sie per E-Mail an Ihre Kunden.

Projektbudget & Auswertungen

Projekte können Sie bei Bedarf mit Budgets in Beträgen oder Anzahl Stunden versehen. Diese können Sie anschliessend über die gesamte Projekthierarchie auswerten.

Um über rapportierte Stunden, Spesen, Ferien usw. Auswertungen zu erstellen, verfügen Sie über einen Rapporte-Export im Excel-Format. Um die gewünschten Daten für die Auswertung zu erhalten, haben Sie eine vielfältige Auswahl an Filter-Möglichkeiten.

Übersicht Zeiterfassung
Persönliche Übersicht der Zeiterfassung: Erfassung von Rapporten, Übersicht über erfasste und zu kontrollierende Rapporte, Time Tracking Funktion

Auswertung Rapportdaten
Auswertungen über Rapportdaten: Filter- und Gruppierungsmöglichkeiten, schnelle und einfache Auswertung, Export-Funktion

4.Technische Basis

Betrieb

Die Software bieten wir Ihnen als moderne Cloud-Lösung an. Dies ermöglicht Ihnen den ortsunabhängigen Zugriff über einen aktuellen Browser.

Sie rufen die Applikation genauso bequem über einen stationären PC, einen Laptop oder ein Tablet auf. Die Benutzeroberfläche ist responsive und somit auf die verschiedenen Bildschirmgrössen optimiert.

Hosting

Ihre Daten sind in einem Schweizer Rechencenter gespeichert und vor unberechtigtem Zugriff geschützt. Zudem profitieren Sie von einem mehrstufiger Backup-Plan, damit Ihre Daten stets gesichert sind. Sie müssen sich weder um Server, Updates noch um Backups kümmern. Diese Leistungen sind in der Pauschale des Grundmoduls inklusive. Auf Wunsch können wir die Software auf Ihrer eigenen IT-Infrastruktur installieren.

Entwicklung

Unsere Software Engineers haben die Applikation mit etablierten Technologien und einer soliden, Schnittstellen-basierten Architektur umgesetzt. 100% der Entwicklung erfolgt in der Schweiz durch die Firma AS infotrack.

Wenn Sie Fragen technischer Art haben oder einen Funktionsausbau wünschen, steht Ihnen ein Team von Software Engineers zur Verfügung. Sie sprechen also direkt mit unseren Entwicklern und können Ihre Anliegen platzieren.

Swiss Made Software

5.Preismodell

Die monatliche Abo-Gebühr setzt sich zusammen aus den Modul-Preisen und den Preisen pro Benutzer. Die Preisangaben sind in Schweizer Franken und exklusive Mehrwertsteuer.

Preis pro Modul

Grundmodul
(inkl. Hosting und Backup)
Zusatzmodul «Helpdesk» Zusatzmodul «Zeiterfassung»
CHF 59.90 + CHF 9.90 + CHF 9.90

Preis pro Benutzer

Der Preis eines Benutzers hängt davon ab, zu welchem Firmentyp er gehört und wie viele Module lizenziert sind.

Firmentyp
«Eigene Firma»
Firmentyp
«Partnerfirma»
Firmentyp
«Kunde»
Die «Eigene Firma» erbringt i.d.R. Dienstleistungen. Benutzer dieser Firmen sind Hauptnutzer der Applikation und sehen entsprechend am meisten Daten. Den Benutzern können zusätzliche Rechte zugewiesen werden, wie beispielsweise Stammdaten verwalten, Rapporte prüfen, Rechnungen und SLA verwalten, usw. Eine «Partnerfirma» erbringt als externer Partner Dienstleistungen für Ihre Kunden. Er arbeitet mit und hat Zugriff auf ihm zugewiesene Projekte. Er kann Tasks erfassen, bearbeiten und allenfalls Zeit rapportieren, die dem Kunden in Rechnung gestellt wird. Dies ohne dabei interne Informationen zu sehen. Ein «Kunde» ist Empfänger Ihrer Dienstleistungen. Je nach Einsatz der Applikation können dies auch «interne Kunden», also Standorte, Abteilungen usw. sein. Ein Kunde sieht nur eigene Daten und einen eingeschränkten Teil der Datenfelder, die sie beispielsweise für die Task- und Ticket-Erfassung benötigen.
CHF 9.90
ohne Zusatzmodul
CHF 4.90
ohne Zusatzmodul
kostenlos
CHF 11.90
mit einem Zusatzmodul
CHF 4.90
mit einem Zusatzmodul
kostenlos
CHF 13.90
mit zwei Zusatzmodulen
CHF 4.90
mit zwei Zusatzmodulen
kostenlos

6.Download Broschüre

Gerne stellen wir Ihnen all die Informationen als Produktebroschüre zur Verfügung und freuen uns über Ihre Kontaktaufnahme.