• 03.08.2021
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• Lukas Fischer
• #ITServices #ITArbeitsplaetze #Telefonie #Digitalisierung #HomeOffice

Im Digitalzeitalter mit E-Mail, Social Collaboration und Social Media ist die Telefonie noch immer der wichtigste Kommunikationskanal. Wie wichtig wird einem oft erst bewusst, wenn die Leitung tot ist oder wenn man im Home-Office auf die Büro-Telefonie verzichten muss. Dabei wäre das gar nicht nötig.

Die moderne Telefonie ist längst nicht mehr eine eigenständige Umgebung. Sie ist vielmehr ein integraler Bestandteil der IT-Infrastruktur, die somit viele Vorteile in der Integration bietet. So können etwa vorhandene Kundendatenstämme aus einem ERP als Telefonbuch verwendet werden, anstatt das Telefonverzeichnis separat zu pflegen. Durch den Einsatz von VoIP (Voice over IP, also Telefonie im Computernetzwerk), können Kosten gespart werden, in dem keine separate Verkabelung und keine separaten Telefonanlagen mehr beschafft werden müssen.

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen auf, welche modernen Telefonie-Lösungen es gibt, welche Vorteile diese mit sich bringen und worauf es bei der Evaluation ankommt.

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1.Gegenüberstellung von Telefonie-Lösungen

Telefonie-Lösungen gibt es heute unzählige: Von reinen Telefonanlagen bis hin zu «Unified Communication» Lösungen, welche viele erweiterte Funktionalitäten bieten. Die zum eigenen Unternehmen passende Telefonie zu finden, gestaltet sich schwierig, ohne sich mit den Lösungen intensiv zu beschäftigen, um deren Stärken und Schwächen kennenzulernen.

Aus diesem Grund bieten wir drei verschiedene Lösungen an und stellen diese einander gegenüber.

SwyxWare / SwyxON

SwyxWare ist als eine der ersten, reinen Software-basierten Telefonanlagen seit über 20 Jahren auf dem Markt. SwyxWare wird auf der bestehenden, lokalen Infrastruktur auf einem Windows Server installiert und verwaltet. Seit Kurzem ist es möglich, mit SwyxON die Telefonanlage aus einem Rechenzentrum uns somit aus der Cloud zu beziehen.

Der Fokus bei der Entwicklung von SwyxWare liegt bei der Telefonie und deren Integration. So ist es möglich, das Call Routing (Ringrufe, Weiterleitungen, Warteschleifen usw.) frei zu programmieren, um beispielsweise auf Informationen aus bestehenden Datenbanken zuzugreifen. Dadurch können komplexe Rufzustellungen in Abhängigkeit des Anrufers oder von getroffenen Vereinbarungen (Service Level Agreements, SLA) automatisiert umgesetzt werden. Ebenso kann der Softphone Client SwyxIt! optisch ans Firmen CI/CD (Corporate Identity / Corporate Design) angepasst werden.

Zusätzlich gibt es mit SwyxMeeting eine Collaboration Lösung für Screensharing und Videotelefonie beziehungsweise Videokonferenzen sowie einen Chat.

Für wen ist SwyxWare geeignet?

SwyxWare ist die richtige Lösung für kleine, mittlere und grosse Unternehmen, bei welchen die Telefonie und deren Integration einen hohen Stellenwert haben und/oder komplexe Anforderungen an das Call-Routing bestehen. Als vollwertige Telefonanlage mit zahlreichen Möglichkeiten zur Anpassung und Integration können nahezu alle Bedürfnisse und Wünsche abgedeckt werden.

SwyxWare kann im firmeneigenen Rechenzentrum gehostet werden, wenn für die interne Telefonie die Abhängigkeit von der Cloud keine Option ist. Alternativ können Sie mit SwyxON alles aus der Cloud beziehen.

MS Teams

Microsoft Teams ist ein vergleichsweise junges Produkt, welches sich stark steigender Popularität erfreut. Teams bietet eine breite Palette an Möglichkeiten zur Kommunikation und Zusammenarbeit, wobei der Fokus hier auf einer zentralen Plattform für die gesamte Unternehmenskommunikation liegt. Als eine Zusatzfunktion bietet Teams ein vollwertiges Telefonsystem mit interessanten Möglichkeiten in Bezug auf automatisierte Warteschlangen, welche insbesondere bei Call-Center-ähnlichen Anforderungen seine Stärken zeigen. Da es sich um ein Standard-Produkt handelt, sind die Customizing-Möglichkeiten eingeschränkt und die Funktionalitäten, im Vergleich zu SwyxWare einfach gehalten und teilweise auch noch in Entwicklung. Nichtsdestotrotz erfreut sich Teams wachsender Beliebtheit, gerade in Zeiten von Home-Office.

Für wen ist MS Teams geeignet?

Wenn der Hauptfokus auf der Zusammenarbeit liegt und keine speziellen Call Routing-Anforderungen bestehen oder Integrationen der Telefonie angestrebt werden, ist MS Teams eine interessante Lösung. Insbesondere weil die Zusammenarbeit durch die grosse Verbreitung der Lösung auch mit Kunden oder Lieferanten immer öfters möglich wird. Durch die Konsolidierung von unzähligen Funktionen in Teams können Sie die Kommunikationsplattform effektiv nutzen und so die Flut an verschiedenen Tools merklich verringern.

Sipcall virtual PBX

Sipcall ist in der Schweiz ein Pionier in Sachen Internet-Telefonie und seit 2005 am Markt. Sipcall agiert als Telefon-Provider mit sehr attraktiven Konditionen für den professionellen Einsatz für Klein- bis Grossunternehmen.

Sipcall virtual PBX ist eine virtuelle Telefonanlage aus der Cloud (Schweizer Rechenzentren, betrieben durch sipcall selbst), welche die gängigsten Funktionalitäten unterstützt und mit jedem Abo ohne weitere Kostenfolge bereits integriert ist. Sie bietet einfache Telefonie-Funktionen, wie interne Rufe, Ringrufe, Anrufweiterleitung und Mailboxen. Der Vorteil liegt in der Einfachheit: Es besteht nur ein Anbieter und damit eine Rechnung für Telefonanschluss und Telefonanlage zu einem fixen und attraktiven Preis.

Als Endgeräte kommen Tischtelefone oder Softphones (PC und Mobile) in Frage, welche den SIP Standard unterstützen. Auch die Anbindung von Teams und lokalen Telefonanlagen sowie deren hybride Nutzung sind problemlos möglich. So kann sipcall auch «nur» als kostengünstiger und unabhängiger Provider in Verbindung mit einer anderen Lösung verwendet werden.

Für wen ist sipcall virtual PBX geeignet?

Sipcall virtual PBX eignet sich für kleinere und mittelgrosse Unternehmen, welche einen Telefonanschluss benötigen und sich im Rahmen der Standardanforderungen bezüglich Funktionalität bewegen. Ebenso eignet sich diese Lösung, wenn die Arbeitsplätze über mehrere Standorte verteilt sind, keine lokale Infrastruktur vorhanden ist oder es sich nicht um Computer-Arbeitsplätze handelt und daher auch keine Integration benötigt wird. Die vielfältigen Kombinationsmöglichkeiten (Beispielsweise mit MS Teams) machen sipcall als Provider sehr interessant.

2.Anschluss an öffentliches Telefonnetz

Der SIP-Provider (Session Initiation Protokoll Anbieter) bietet den Anschluss an das öffentliche Telefonnetz an. Über diesen Provider laufen die ein- und ausgehenden Anrufe und von ihm erhalten Sie auch die Telefonrechnung. Bei den meisten Providern können Sie nach einer kurzen Registration sofort über die bestehende Internetleitung lostelefonieren.

Die Ausnahme bildet hier die Swisscom. Da müssen Sie zuerst den Erhalt und die Konfiguration eines sogenannten «Session Border Controllers» abwarten, einem Gerät welches lokal am Swisscom Router angeschlossen wird. Ebenso setzt Swisscom für einen SIP Trunk (Telefonanschluss auf Basis einer Datenleitung) einen Swisscom Internet-Anschluss voraus.

Die meisten anderen SIP-Provider lassen Verbindungen über jegliche Internetleitungen zu, was auch die Nutzung redundanter Internetleitungen (und somit eine bessere Ausfallsicherheit für kritische Systeme) zulässt. Swisscom begründet diesen Sonderweg damit, dass sie nur so die Qualität der Gespräche garantieren können, weil so sichergestellt ist, dass die Übertragung der Sprachdaten vom Kunden bis zu Swisscom höchste Priorität haben. Durch korrekte Konfigurationen der Netzwerksysteme kann dies aber auch bei allen anderen Providern gewährleistet werden. Weitere Unterschiede der Provider finden sich hauptsächlich in den Preisen sowie in der Qualität respektive Erreichbarkeit, wenn Sie einmal Hilfe benötigen sollten.

AS infotrack arbeitet in diesem Bereich primär mit sipcall zusammen. Das sehr gute Preis-/Leistungsverhältnis, ein ausgezeichneter und direkter Support sowie die eigene durch sipcall verwaltete Infrastruktur machen sie zu einem idealen Partner.

3.Mögliches Evaluations-Vorgehen

Bei der Auswahl einer modernen Telefonie-Lösung müssen Sie sich die Frage stellen, welche Bereiche der Kommunikation abgedeckt werden sollen und in welchem Umfang eine allfällige Integration in die bestehenden Prozesse oder Applikationen erfolgen soll. Die Hauptunterschiede der verschiedenen Telefonie-Lösungen begründen sich darin, dass jede Lösung einen anderen Fokus hat.

Ebenfalls ist ein Entscheid zu treffen, ob Sie wie früher üblich weiterhin auf Tischtelefone setzen wollen oder ob Sie an den meisten Arbeitsplätzen den Computer mit einem Headset ausstatten können. Mit Letzterem erhöht sich die Flexibilität für den Arbeitsort für mobiles Arbeiten und Home-Office enorm und es lassen sich zudem deutlich Kosten sparen.

Für eine Evaluation empfiehlt es sich, eigene Anforderungen in einer Tabelle zusammenzustellen und die Kriterien zu gewichten. Anschliessend könne Sie jede in Betracht gezogene Lösung einfügen. So erhalten Sie schnell einen Vergleich, welche Lösung die eigenen Anforderungen wie gut abdecken kann.

Für eine Kostenschätzung sind folgende Punkte abzuklären:

• Anzahl Benutzer / Telefone (auch stationäre)?
• Sind Brandmeldeanlagen, Alarm-, Lift- oder andere Notfalltelefone über die Anlage zu schalten?
• Anforderungen an das Call Routing?
• Sind Integrationen in Anwendungen und/oder Prozesse gewünscht?

4.Preismodelle & Vergleich

Hier sehen Sie einen Kostenvergleich für die initiale Einrichtung und pro Benutzer und Monat. Die Kosten für SIP Trunk kommen jeweils hinzu.

SwyxWare

SwyxOn

MS Teams

sipcall virtual PBX

Übersicht Funktionen

Folgend finden Sie eine vereinfachte funktionale Gegenüberstellung der drei Varianten:

Legende

• Enthalten
• Nicht enthalten

5.Schlussfolgerung

Die Modernisierung der Telefonie hat auch AS infotrack zu Beginn der Corona-Pandemie gefordert. Für uns intern und unsere Kunden haben wir uns intensiv mit dem Thema auseinandergesetzt und die Lösungen im Detail beleuchtet und geprüft. Die verschiedenen Lösungen bedienen unterschiedliche Anforderungen.

Welche Lösung passt für Ihr Unternehmen? Gerne nehmen wir Ihre Bedürfnisse auf, zeigen Ihnen in einem persönlichen oder virtuellen Austausch die Vor- und Nachteile der einzelnen Lösungen im Detail auf und begleiten Sie bei der Auswahl und Einführung der für Sie optimalen Lösung. Wir sind überzeugt, dass die für Sie passende Lösung Ihre Mitarbeitenden bei der täglichen Arbeit optimal unterstützen wird.

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