Ob Sie dabei auf Ihre eigene IT-Infrastruktur und Server vor Ort setzen, einzelne Dienstleistungen in die Cloud auslagern, sämtliche Applikationen und Prozesse über ein Rechenzentrum abwickeln oder die IT im Abo zum monatlichen Fixpreis beziehen (ITaaS), steht Ihnen offen. Wir als AS infotrack betreuen KMU ganzheitlich und erarbeiten mit Ihnen zusammen die für Sie passende IT-Strategie.
Kapitelübersicht
1.Die passende Strategie-Wahl
Ganz klar: Die IT-Strategie muss zu Ihrer Branche, Ihrem Unternehmen und Ihrer Firmengrösse passen. Da sich Technologien verändern, Arbeitsmodelle modernisieren, neue Geschäftsmodelle entstehen und durch neue Möglichkeiten, neue Bedürfnisse an die IT-Infrastruktur entstehen, empfiehlt es sich eine klare IT-Strategie zu definieren und diese regelmässig zu überprüfen. So verhindern Sie, dass die Mitarbeitenden und Abteilungen ihre eigene «Schatten-IT» aufbauen.
Was Sie bei der Definition oder Überprüfung Ihrer IT-Strategie bedenken sollte, erfahren Sie in diesem Blog-Beitrag.
2.IST-Analyse
Machen Sie in einem ersten Schritt eine Auslegeordnung vom Bestehenden.
- Welche Tools sind im Einsatz (Software, Papierablagen, Formulare, …)?
- Wie (online/offline) sind diese Informationen verfügbar und wie ist dieser Zugriff gewährleistet?
- Welche Kern- und Unterstützungsprozesse bestehen im Unternehmen?
- Welche «internen Kunden» und Anspruchsgruppen haben Sie?
- Welche Erwartungen haben diese Mitarbeitenden an die Informatik?
- Welche Erwartungen haben Ihre Kunden, Partner und Lieferanten?
- Wie wird in Ihrem Unternehmen intern und extern kommuniziert?
- Welche Anforderungen sind in Bezug auf Ihre Unternehmens- und Digitalisierungs-Strategie bekannt?
- Welche Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken beinhaltet Ihre aktuelle IT-Umgebung?
In einem weiteren Schritt empfiehlt es sich zu prüfen, wie Sie mit den einzelnen Anspruchsgruppen Ihres Unternehmens zusammenarbeiten wollen.
Fokus Kunde
- Publikation Angebot (wie Webseite mit Infos zu Produkten und Services, Webshop, (Termin-)Buchung, Dokumentenverwaltung)
- Bereitstellung von Informationen (z.B. Kundenportal, FAQs, Erklärungsvideos)
- Kommunikationskanäle (Telefon, E-Mail, Formular, Chat, Social Media, usw.)
- Automatisiertes Reporting (Leistungsbezüge, Statusverfolgung, usw.)
Fokus Mitarbeitende
- Bereitstellung von Informationen (z.B. Intranet, Wiki, Wissensdatenbank, Vorlagen, Dokumentationen)
- Tools zur vereinfachten Zusammenarbeit (wie Videokonferenz, Instant-Messaging, Aufgabenverwaltung, Projekt- & Arbeitsplanung)
- Externe und mobile Zugriffe (z.B. Home- & Mobile Office, Arbeits(zeit)-Rapportierung, Datenzugriff)
- HR-Tool (Mitarbeiterdaten, Lohnbuchhaltung, Bewerbungs- & Skills Management, usw.)
Fokus Lieferanten & Partner
- Automatisierung von Prozessen mit Handelspartner (z.B. E-Rechnungen, automatischer Bestellvorgang)
- Nutzung von Schnittstellen (Datenabgleich, Informationsaustausch, usw.)
Fokus Plattform
- Applikation für mehrere Anspruchsgruppen (Kunden, Anbieter, Mitarbeitende, Lieferanten)
- Eingesetzte Systeme und Applikationen (z.B. IT-Infrastruktur, Cloud Computing, ERP-System)
- Datenschutz (Zugriff auf sensible Daten schützen, gesetzliche Anforderungen)
- IT-Sicherheit (Fernzugriff, mobile Geräte, Virenschutz, Mitarbeiter-Sensibilisierung & Schulung usw.)
3.SOLL-Situation
Bestimmen Sie, wie Ihre optimale IT-Umgebung aussehen soll.
- Wie hoch muss die Verfügbarkeit Ihrer IT-Systeme sein?
- Werden die Anwendungen und Daten auf der eigenen Hardware betrieben oder in ein Rechencenter ausgelagert?
- Wer greift von wo aus und auf welche Daten und Tools zu?
- Welches System hat die Datenhoheit und gibt diese automatisiert an welche Applikationen weiter?
- Welche IT-Aufgaben können intern, welche müssen von extern abgedeckt werden?
- Wie hoch ist der maximal tragbare Datenverlust und die maximal zulässige Wiederherstellungszeit (in Stunden oder Tage)?
- Wie ist der Betrieb bzw. die Wiederherstellung des Systems bei einem Notfall (z.B. durch Hardware-Defekt, Feuer, Virusbefall mit Datenverschlüsselung) sichergestellt?
4.Vorgehensweise
Um die vielen obenstehenden Fragen zu beantworten, die Fokus-Themen und die SOLL-Situation zu definieren, können Sie eine visuelle IT-System- und Prozesslandschaft anfertigen, Teamleiter interviewen oder Mitarbeiter-Umfragen durchführen. Versuchen Sie dabei möglichst alle Anspruchs- und Altersgruppen Ihres Unternehmens miteinzubeziehen. Vergessen Sie die Lernenden nicht, die Mitarbeitenden unserer Zukunft!
Vielleicht stellt sich an dieser Stelle heraus, dass die IST-Analyse bereits der SOLL-Situation entspricht. Falls sich Abweichungen herausstellen, sollten mittels Massnahmen und einer IT-Strategie die Lücke zwischen IST und SOLL geschlossen werden.
Damit die Massnahmen und somit Ihre IT-Strategie schnell Ergebnisse zeigen, lohnt es sich die Schwerpunkte zu priorisieren und sequenziell zu optimieren.
5.Wir bieten Unterstützung
Wir als AS infotrack betreuen KMU ganzheitlich und erarbeiten mit Ihnen zusammen die für Sie passende IT-Strategie. Als Aussenstehende Ihrer Organisation, haben wir einen anderen Blick auf Ihre IT-Infrastruktur, können hilfreiche Fragen stellen und aus unseren anderen Projekterfahrungen eine andere Sichtweise miteinbringen.
Gerne kommen wir für ein unverbindliches Erstgespräch zu Ihnen, verschaffen uns einen Überblick über Ihre IT-Landschaft und geben Tipps zu Optimierungs-Möglichkeiten. Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.
Damit Sie sich bereits selbst Gedanken zu den oben aufgeführten Themen machen können, haben wir Ihnen die Fragen auf einem Whitepaper zusammengetragen.
6.Schlussfolgerung
Eine IT-Strategie ist keine Nebensache. Denn sie bietet beispielsweise die Grundlage für Innovation, um neue Geschäftsmodelle zu realisieren; erhöhte die Arbeitsqualität, indem händische Prozesse automatisiert werden; steigert die Effizienz, indem Wissen und Informationen zentral zugänglich sind und Ihre Mitarbeitenden weniger mit Suchen verbringen; und nicht zuletzt kann sie die Kosten senken indem Reisespesen gespart, Überwachungsaufgaben automatisiert und Kundenanliegen schneller oder gar mittels Self-Service bearbeitet werden können. Es ist eine Strategie mit unzähligen Facetten.
Andreas Gurtner
Bereichsleiter IT Services
Eine vorausschauende IT-Planung hilft die Budgets zu glätten. Zudem lassen sich mit den heutigen IT-Dienstleistungen im Abo (IT as a Service) die Kosten besser planen und die Infrastrukturen stets aktuell halten.