Blog Digitalisierung für Schweizer KMU

  • 24.08.2018
  • Leandra Bruder
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Digitalisierung, Industrie 4.0, Industrie 2025, Big Data, Internet of Things (IoT) und viele weitere Schlagwörter füllen seit einiger Zeit unsere Medien. Doch was bedeutet dies für Schweizer KMU? Was sollten Sie über diese Themen wissen und welche Möglichkeiten bestehen für Ihr Unternehmen? In diesem Beitrag erhalten Sie einen kurzen Überblick und vielleicht der eine oder andere innovative Ideen-Anstoss.

In den Medien, an Messen und Infoveranstaltungen sind die Themen rund um die digitale Transformation beinahe omnipräsent. Geht es dabei nur um einen kurzfristigen Hype oder wird sich die Arbeitswelt grundsätzlich verändern? Google Trends zeigt, dass in der Schweiz seit ca. 3 Jahren das Schlagwort «Digitalisierung» vermehrt gegoogelt wird. Von einem Hype kann also längst nicht mehr die Rede sein.

Fakt ist, dass sich immer wieder neue Technologien entwickeln, die unser Arbeiten und unsere Kommunikation verändern beziehungsweise vereinfachen (sollen). Vereinfachen heisst, dass es schneller, intuitiver, ressourcenschonender und nachvollziehbar werden soll. Oft wird die Thematik als IT-Thema abgetan, die Informatik ist dabei aber nur unterstützend, denn es geht vielmehr um die Art und Weise wie gearbeitet wird und wie Unternehmensprozesse aussehen.



Ein paar Begriffe kurz erklärt

Digitalisierung

Gemäss Wikipedia bezeichnet die Digitalisierung «im ursprünglichen Sinn das Umwandeln von analogen Werten in digitale Formate. Die so gewonnenen Daten lassen sich informationstechnisch verarbeiten, ein Prinzip, das allen Erscheinungsformen der Digitalen Revolution (die heute zumeist gemeint ist, wenn von Digitalisierung die Rede ist) im Wirtschafts-, Gesellschafts-, Arbeits- und Privatleben zugrunde liegt.» Es geht also um die digital vorhandenen Daten, die mittels Datenverarbeitungssysteme weiterverwendet und bearbeitet werden können.

Beispielsweise werden die Daten einer physischen Papier-Visitenkarte in einem CRM (Customer Relationship Management) erfasst und die Adresse wird in ein Angebot übernommen, um dies dem gewünschten Adressaten zuzustellen. Ein anderes Beispiel ist, wenn über ein Sensor Maschinendaten zu hergestellten Stückzahlen ausgelesen werden, die im Anschluss ausgewertet und analysiert werden. Bei der Herstellung von Teilen ist es möglich Seriennummern zu vergeben, die einen Rückschluss auf den Produktionsprozess erlauben.

Industrie 4.0 / Industrie 2025

Nach der Industrie 1.0 (Aufkommen der mechanischen Produktion durch Wasser- und Dampfkraft), der Industrie 2.0 (Massenfertigung durch Fliessbandarbeit), der Industrie 3.0 (automatisierte Herstellungsverfahren durch den Einsatz von Elektronik und IT) folgt nun die Industrie 4.0 (intelligente Produktion durch die Vernetzung von Systemen). Industrie 2025 ist «die Plattform zur Information, Sensibilisierung, Vernetzung und Förderung Schweizer Unternehmen rund um Themen aus Industrie 4.0.» umschreibt industrie2025.ch das Schlagwort auf der eigenen Webseite.

(Quelle: https://dmspro.vn/wp-content/uploads/2017/12/cong-nghe-dms-4.jpg)

Big Data

Mit Big Data ist eine grosse Datenmenge gemeint, die gesammelt wird und anschliessend ausgewertet werden kann. Beispiele dafür sind Kundendaten zum Einkaufsverhalten, die Anzahl Verkehrsteilnehmenden beziehungsweise Mobiltelefone auf einer Verkehrsstrecke (was je nach dem «Stau» bedeutet) oder die Anzahl Nennungen eines Begriffs in den sozialen Medien, um einen Hype oder Trend festzustellen. Die gesammelten Datenmengen können beispielsweise dazu verwendet werden, um aufgrund von vergangenen Verkaufszahlen die saisonale Bedarfsplanung zu prognostizieren und entsprechend die Rohmaterialbestellung, als auch die Produktionsplanung vorzubereiten.

Internet of Things (IoT)

Das «Internet der Dinge» bedeutet nach der Definition im Gabler Wirtschaftslexikon «die Vernetzung von Gegenständen mit dem Internet, damit diese Gegenstände selbstständig über das Internet kommunizieren und so verschiedene Aufgaben für den Besitzer erledigen können. Der Anwendungsbereich erstreckt sich dabei von einer allg. Informationsversorgung über automatische Bestellungen bis hin zu Warn- und Notfallfunktionen.» Chip.de nennt als Beispiel der ganze Beriech von «Smart Home», wobei Haushaltsgeräte wie Licht, Heizung, Kaffeemaschine usw. über eine App bedient werden können oder auch «Smart Production», wobei Maschinen miteinander vernetzt sind und sich – unter Kontrolle eines Mitarbeitenden – aufeinander abstimmen.


Relevanz für Schweizer KMU

Die Digitalisierung im eigenen Unternehmen voranzutreiben kann kundenseitig bedeuten die Kommunikation über eine Plattform anzubieten, produktionsseitig die Maschinen mit dem ERP abzugleichen, lagerseitig die Bestände automatisiert zu melden, intern die Kommunikation unter den Mitarbeitenden zu vereinfachen und mobiles Arbeiten zu erleichtern, verkaufsseitig den ortsunabhängigen Zugang zu Informationen zu ermöglichen und vieles mehr. Durch die Automatisierung können Maschinen untereinander Daten austauschen (z.B. effektive Produktionsstunden und Stückzahlen auf einen Auftrag buchen), durch Schnittstellen können händische Fehler minimiert werden (da beispielsweise Aufträge von einem Webshop direkt in ein Auftragssystem gelangen) und über Plattformen (wie z.B. Skype for Business oder Slack) kann die Kommunikation unter den Mitarbeitenden vereinfacht werden. Was bedeutet dies für Schweizer KMU? Unumgänglich zuerst eine Investition in die neuen Technologien, um anschliessend Ressourcen einzusparen oder anderswo für anspruchsvollere Aufgaben einzusetzen.

Das Staatssekretariat für Wirtschaft SECO hat die Wichtigkeit und den Einfluss für den Schweizer Markt erkannt und Berichte als auch Studien zum Thema Digitalisierung und Arbeitsmarkt, Forschung & Entwicklung, Sharing-Economy, Digital Finance und Wettbewerbspolitik erstellt. Um Arbeitsplätze und den Wohlstand in der Schweiz zu sichern, ist es für die Schweizer Unternehmen wichtig, dass die sich den Herausforderungen annehmen, um wettbewerbsfähig zu bleiben.

Auch die PwC Schweiz AG hat in Zusammenarbeit mit Google Switzerland GmbH und digitalswitzerland eine Studie zum Digitalisierungsgrad von Schweizer KMU erarbeitet. Dabei hat sich gezeigt, dass grössere Unternehmen eher weiter sind mit der Umsetzung von Massnahmen zur Digitalisierung und dass Unternehmen mit einer älteren Geschäftsleitung eher hinterherhinken. Weiter hat die Untersuchung ergeben, dass Unternehmen, die in die Digitalisierung investiert haben, konkurrenzfähiger sind.


Welche Möglichkeiten haben Sie?

Für Schweizer KMU bieten sich diverse Chancen, die jedoch auch Risiken mit sich bringen. Intern lässt sich der Arbeitsalltag effizienter gestalten, neue Vertriebskanäle erschliessen, Dienstleistungen automatisieren, Kundenerlebnisse kreieren und es können auch neuartige Geschäftsideen entstehen und innovative Produkte entwickelt werden.

Nach einer Studie der FH St. Gallen sehen die KMU die folgenden Chancen:

  • Mehr Effizienz durch die Automatisierung von Prozessen
  • Entstehung von neuen Geschäftsmodellen
  • Neukunden aufgrund der Erschliessung von Märkten
  • Erhöhung der Kundenbindung durch einen intensiveren Austausch
  • Direkte Kommunikation mit Kunden
  • Individualisierung von Angeboten
  • Entstehung von neuen Vertriebswegen
  • Erhöhung der Markttransparenz
(Quelle: FH St. Gallen. KMU-Spiegel 2017. Digitalisierung in Schweizer Klein- und Mittelunternehmen.)

Wo geht die digitale Reise hin?

Bei der strategischen Ausrichtung zu einer digitalen Zukunft sind neben der finanziellen Planung auch die Mitarbeitenden zu berücksichtigen. Es werden moderne Technologien, zusätzliches Wissen, neue Fähigkeiten und andere Arbeitstätigkeiten benötigt. Verfügen Ihre Mitarbeitenden bereits über die geforderten Skills oder ist ein Umdenken oder gar eine Umschulung notwendig?

Fragen, die Sie sich stellen sollten

Bei der Planung der digitalen Reise sind vorab einige Fragen zu klären:

  • Stehen der Verwaltungsrat und die Geschäftsleitung hinter der Modernisierung von Arbeitsprozessen?
  • Haben Sie Budget für die Neugestaltung von Prozessen eingeplant?
  • Verfügen Ihre Mitarbeitenden über genügend technologisches Wissen?
  • Auf welche Partner betreffend Infrastruktur, Prozessgestaltung und Informationsaustausch sind Sie angewiesen?
  • Sind Ihre Mitarbeitenden darauf vorbereitet mit neuen Medien zu arbeiten oder ist ein entsprechender Kulturwandel notwendig?
  • Wissen Sie, was Ihre Konkurrenz betreffend digitaler Transformation umsetzt oder plant?
  • Welche Anforderungen haben künftige Arbeitnehmer an Ihr Unternehmen?

Die Studie der FH St. Gallen hat die Herausforderungen der Digitalisierung eruiert. Als eines der Schlüsselthemen wird die Datensicherheit betrachtet.

IT-Herausforderungen, die die Digitalisierung mit sich bringt

Sobald mehr Daten in einem Unternehmen angehäuft werden, ist es für Hacker auch interessanter, die Daten zu entwenden, womit die gesamte IT-Sicherheit betroffen ist. Bei zunehmender Datenmenge sensibler Kundendaten ist ein ausreichender Datenschutz zu gewährleisten. Dies setzen Kunden, die ihre Daten im Vertrauen zur Verfügung stellen voraus. Ein Datenskandal und negative Schlagzeilen kann sich heute kaum noch ein KMU leisten.

Weiter ist auch das unternehmerische Risiko zu bedenken. Je höher die Abhängigkeit von der IT ist, desto grösser ist die Auswirkung bei einem Ausfall. Produktionsstillstände und fehlender Datenzugriff aufgrund von Systemausfällen sind teuer, weshalb die Ausfallsicherheit der IT-Infrastruktur unbedingt zu berücksichtigen ist!

Mit den neuen Technologien und Möglichkeiten ändern sich auch die gesetzlichen Gegebenheiten, welche für die IT neue Herausforderungen und Aufgaben bringen. Als Beispiel gilt hier die DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung), die seit dem 25. Mai 2018 in Kraft ist. Ein Merkblatt mit den wichtigsten Infos und To-dos dazu haben wir auf unserem Blog bereits veröffentlicht.

Was ist zu tun aus IT-Sicht?

Die Informatik ist die Basis für Digitalisierungs-Projekte. Die IT-Infrastruktur muss genug flexibel sein, um die steigende Datenmenge aufzunehmen und zu verarbeiten. Zudem nimmt die Wichtigkeit des Datenschutzes zu. Weiter werden vielleicht neue Applikationen benötigt, mit denen Menschen und Maschinen kommunizieren. Wir empfehlen Ihnen die folgenden Schritte zu beachten:

  1. Erstellen Sie eine Übersicht über den Einsatz aller IT-Tools und Kommunikations-Medien
    (Word, Excel, Datenbanken, Web-Anwendungen, E-Mail, Telefon, Skype, usw.)
    1. Wo werden Daten mehrfach erfasst?
    2. Wie entstehen die meisten Fehler?
    3. Wo wird unnötig Zeit verschwendet?
    4. Inwiefern könnten Arbeitsschritte eingespart werden?

  2. Überprüfen Sie Ihre IT-Infrastruktur
    1. Wie aktuell sind die eingesetzten Komponenten?
    2. Sind Ihr Datenschutz und Ihre Datensicherheit ausreichend?
    3. Ist die IT-Infrastruktur ausreichend gegen Ausfälle geschützt und existiert ein Notfallkonzept?

  3. Sprechen Sie sich mit der Geschäftsleitung ab
    1. Welches Verständnis und welche Vorstellungen bestehen betreffend Digitalisierung?
    2. Ist für Digitalisierungs-Projekte ein Budget vorgesehen?
    3. Welche IT-strategische Ausrichtung wird verfolgt? (Daten lokal oder in der Cloud)
    4. Sind neue Geschäftsmodelle geplant?
    5. Auf welches Wissen sind Sie intern angewiesen?
    6. Inwiefern können Sie sich extern Unterstützung holen?

  4. Nehmen Sie Anforderungen der Abteilungen auf
    1. Wie plant das Marketing in Zukunft mit den (potenziellen) Kunden zu kommunizieren?
    2. Inwiefern sollen die Vertriebskanäle erweitert werden?
    3. Welche Informationen werden in der Beschaffung und der Produktion benötigt, um effizienter zu arbeiten?
    4. Welche Erwartungen haben Ihre (zukünftigen) Kunden?
    5. Wie stellen Sie intern den Informationsaustausch sicher?

  5. Stellen Sie die Anforderungen zusammen
    1. Wie steht die Geschäftsleitung dazu?
    2. Welche Projekte werden priorisiert?

  6. Nehmen Sie Kontakt auf mit Experten
    1. Wie steht es mit der Machbarkeit Ihrer Anforderungen?
    2. Mit welchen Kosten ist zu rechnen?

  7. Starten Sie mit der Umsetzung.
    Viel Glück!

Schlussfolgerung & Tipps

Die Digitalisierung wird rege thematisiert. Zum einen bestehen kein einheitliches Verständnis, was das Schlagwort bedeutet, zum andern setzen vor allem grössere Unternehmen Projekte um und investieren in die Zukunft. Die digitale Transformation ist jedoch auch für Schweizer KMU wichtig, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Es verändern sich die Erwartungen der Kunden (z.B. Tracking von Aufträgen), die Produktion muss z.B. durch bessere Vorhersagen effizienter geplant werden können und Mitarbeitende haben ebenfalls Ihre Vorstellung, wie sie in einem modernen Umfeld arbeiten und kommunizieren möchten.

Die Frage ist also nicht, ob Sie in die Digitalisierung investieren wollen, sondern viel mehr, wie und welches Projekt Priorität hat. Die digitale Transformation betrifft weder nur die IT noch ist es ausschliesslich ein Thema der Geschäftsleitung. Denn schlussendlich sind vom Kunden über die Mitarbeitenden bis zum Verwaltungsrat alle betroffen. Wir empfehlen wärmstens bereits bei Beginn eines Projekts die Mitarbeitenden ins Boot zu holen und sie auf die sich ändernden Umstände Schritt für Schritt vorzubereiten – sei es, dass sie in Zukunft andere Aufgaben erhalten oder gar umgeschult werden müssen. Wenn intern weniger Energie gegen den Widerstand von Mitarbeitenden aufgewendet werden muss, ist sie frei für innovative Gedankengänge und die Realisierung der Vorhaben.

Weiter empfehlen wir Ihnen sich mit Ihren Anbietern und anderen Unternehmen auszutauschen und bei Bedarf Rat und Unterstützung bei Experten zu holen. Wenn wir Sie als IT-Partner bei der Anforderungsdefinition, Wahl der geeigneten Technologie oder bei der Umsetzung unterstützen dürfen, sind wir gerne für Sie da.




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