In diesem Artikel möchte ich die Einsatz– und Anpassungsmöglichkeiten unserer Lösung vorstellen. Die Applikation unterstützt den Benutzer bei der Verwaltung seines Campingplatzes und bildet sämtliche Prozesse in einer einheitlichen und verständlichen Lösung ab.
Unser Produkt ermöglicht eine zentrale und einheitliche Datenerfassung und unterstützt die Benutzer mit anpassbaren Filtermöglichkeiten sowie Statistikfunktionen. Im Folgenden sind die Hauptaufgaben von CampCockpit aufgeführt, auf welche ich im Artikel genauer eingehe:
- Erfassen von Kunden
- Erfassen von Aufenthalten und Reservationen
- Erstellen diverser Statistiken
- Generieren von Rechnungen
Kapitelübersicht
1.Was ist CampCockpit?
CampCockpit ist eine intuitiv bedienbare Verwaltungslösung für Campingplätze, welche flexibel und schnell einsetzbar ist. Da die Applikation auf einem Webserver der AS infotrack betrieben wird, gehören Gedanken um eine funktionierende Datensicherung der Vergangenheit an. Auch eine lokale Installation erübrigt sich somit, denn Sie öffnen lediglich die Website in Ihrem bevorzugten Browser. Im Gegensatz zu lokal installierten Lösungen kann die Applikation gleichzeitig von mehreren Nutzern bedient werden, wobei sämtliche Daten stets für alle User verfügbar sind. Selbstverständlich können den Nutzern auch verschiedene Zugriffsrechte zugewiesen werden, so dass zum Beispiel die Benutzerverwaltung nur dem Administrator vorbehalten bleibt. Die Benutzeroberfläche von CampCockpit zeigt stets die relevanten Informationen an und unterstützt den Benutzer bei der Dateneingabe.
2.Erfassung von Daten
Im folgenden Abschnitt möchte ich das grundlegende Bedienkonzept der Applikation erklären und anhand der wichtigsten Anwendungsfälle erläutern.
Das Cockpit
Nach erfolgreicher Authentifizierung gelangen Sie zum Cockpit:
In dieser Ansicht werden die wichtigsten und aktuellsten Informationen zur momentanen Auslastung des Campingplatzes und während der letzten 30 Tage angezeigt. Des Weiteren sind die Kunden ersichtlich, welche heute auf dem Platz sind. Diese Kunden werden primär nach Bezahlstatus und sekundär nach Abreisedatum sortiert (Kunden, welche noch nicht bezahlt haben und bald abreisen, befinden sich am Anfang der Liste). Die Auswahl zwischen bestehenden und Neukunden geschieht ohne Seitenwechsel im gleichen Fenster:
Erfassung von Aufenthalt / Reservation
Eine der wichtigsten Aufgaben von CampCockpit besteht darin, die Erfassung von Aufenthalten und Reservationen schnell und fehlerfrei zu ermöglichen. Aus diesem Grund ist diese Funktion unabhängig von der Navigationsebene immer sichtbar (Button oben rechts in der Aufenthaltsansicht). Bei der Erfassung muss jeweils zwischen Aufenthalt und Reservation sowie Neukunde und bestehendem Kunden unterschieden werden. Eine Reservation kann jederzeit in einen Aufenthalt umgewandelt werden, da bei der Eingabe der Reservation dieselben Daten relevant sind.
Erfassen von Kunden
Kunden können Sie entweder direkt bei der Erfassung eines Aufenthalts oder unabhängig von einer Buchung erfassen. Zu jedem Kunden können Sie sämtliche Kundendaten und Aufenthalte anzeigen lassen.
Stammdaten
Weil jeder Campingplatz anders strukturiert ist, bietet CampCockpit mit einer differenzierten Verwaltung der Stammdaten die Möglichkeit, die Applikation an die Bedürfnisse des jeweiligen Betreibers anzupassen. Diese Anpassungen können über folgende drei Kategorien vorgenommen werden:
Plätze
Um Aufenthalte zu buchen, müssen diese einem Platz zugewiesen werden. Die Software kann einen einzigen bis beliebig viele Plätze verwalten. Die Anzahl können Sie ganz nach Ihren Bedürfnissen anpassen.
Preisfelder & Preise
Ein Preisfeld definiert einen Posten auf der Rechnung (z.B. „Erwachsener“, „grosses Zelt“ oder „Strom“). Bei der Erstellung eines Preisfeldes muss ein Name, der Mehrwertsteuersatz sowie ein Typ (Anzahl, Ja- / Nein-Feld oder Pauschale) angegeben werden. Die Steuerkategorien richten sich nach den jeweilig geltenden Steuersätzen. Diese Optionen decken alle verschiedenen Fälle von Preisfeldern ab. Einige Beispiele für konkrete Preisfelder sind in folgender Abbildung ersichtlich:
Für sämtliche Preise können Sie zusätzlich ein Gültigkeitsdatum festlegen, welches Ihnen zum Beispiel die Unterscheidung zwischen Haupt- und Nebensaison ermöglicht. Falls Sie Rabatte gewähren möchten, können Sie diese unkompliziert mit Negativbeträgen darstellen.
Platz-Kategorien
Einer Platzkategorie können Preisfelder zugewiesen werden. Es ist möglich, beliebig viele Platzkategorien zu erstellen. Jeder Platz muss einer Platzkategorie zugewiesen werden, für welchen dann die in der Platzkategorie definierten Preisfelder gelten. In einer Platzkategorie können Sie beispielsweise Touristenplätze, Saisonplätze oder Mietwohnwagenplätze erfassen.
3.Verwaltung der Daten
Die Benutzeroberfläche für die Datenverwaltung ist über die ganze Applikation hinweg gleich gestaltet und erlaubt stets alle passenden Operationen für die jeweiligen Elemente.
Im obigem Bild ist die Darstellung der Kunden in tabellarischer Form zu sehen. Diese Übersicht der bestehenden Daten sieht für alle Elemente (Aufenthalte, Kunden etc.) ähnlich aus – es werden jeweils die wichtigsten Informationen zu den Elementen angezeigt. Auf der rechten Seite der Tabelle befinden sich pro Eintrag drei Buttons, über welche Sie einen Eintrag direkt anzeigen, ändern oder löschen können. In Kombination mit der Suchfunktion, welche anhand von Suchkriterien pro Tabellenspalte eingeschränkt werden kann, erlaubt diese Art von Darstellung eine effiziente Variante für den Zugriff und die Manipulation der Daten.
4.Rechnungsgenerierung
Aus jedem Aufenthalt mit mindestens einer Rechnungsposition können Sie eine Rechnung generieren. Die rechnungsrelevanten Daten sind schon vor der Erstellung ersichtlich und werden bei der Rechnungsgenerierung übernommen.
Die vollständige Abrechnung beinhaltet das Rechnungsdatum, die Empfänger- und Absenderadresse, die gebuchten Rechnungspositionen sowie einen benutzerdefinierten Rechnungstext. CampCockpit kann mit bestehenden Vorlagen umgehen, so dass jeder Verwalter seine eigenen Druckvorlagen des Rechnungsformats hinterlegen kann. Bei der Generierung der Rechnung wird eine PDF-Datei erstellt, welche Sie drucken und bei Bedarf speichern können.
5.Statistikfunktionen
Jeder Campingplatzbetreiber muss für das Bundesamt für Statistik monatlich eine Beherbergungsstatistik ausfüllen (HESTA). Diese Statistik beinhaltet viele Informationen wie zum Beispiel: Ankünfte pro Land, Anzahl Logiernächte, Anzahl besetzte Plätze etc. Häufig werden diese Informationen in einem manuellen und zeitintensiven Arbeitsschritt zusammengetragen. CampCockpit kann diese Daten automatisch aus den bestehenden Aufenthaltsinformationen für den gewünschten Monat generieren und erspart somit die Erfassung von Hand.
6.Administration
Zu den Administrationsaufgaben von CampCockpit gehören die Accountverwaltung und die Benutzerverwaltung. In diesen zwei Kategorien kann der Verwalter alle platz- und benutzerspezifischen Daten verwalten.
Accountverwaltung
Die Accountverwaltung bietet Ihnen die Möglichkeit, die Anzeigeadresse sowie die Währung und einen Rechnungstext, welcher auf jeder Rechnung angezeigt wird, festzulegen. Zudem können Sie hier Ihr eigenes Logo für die Rechnungserstellung hinterlegen.
Benutzerverwaltung
In der Benutzerverwaltung werden sämtliche Benutzer definiert, welche mit CampCockpit arbeiten. Hier kann ein Benutzer sein Passwort ändern oder seine Kontaktdaten aktualisieren. Abhängig von der Berechtigungsstufe können auch andere Mitarbeiter geändert oder erstellt werden.
7.Weitere Informationen und Funktionen
Karte des Campingplatzes
Wenn auf einen Blick ersichtlich sein soll, welche Plätze von wem besetzt sind oder welche Plätze noch verfügbar sind, ist die interaktive Kartenfunktion von CampCockpit genau das Richtige für Sie. Die grafische Darstellung der Karte bietet nebst der Übersicht auch die Möglichkeit, direkt Aufenthalte auf freie Plätze zu buchen.
Validierung der Daten
Weil korrekte Daten wichtig sind, werden sämtliche Eingaben von CampCockpit geprüft, bevor sie gespeichert werden können. Falls gewisse Daten fehlerhaft sind, macht CampCockpit mit einer verständlichen Meldung darauf aufmerksam und setzt den Fokus automatisch in das fehlerhafte Feld.
Weitere Informationen
Die Applikation wurde mit dem PHP-Framework Yii entwickelt, über welches wir bereits einen Blog-Artikel geschrieben haben.
CampCockpit wird ständig weiterentwickelt und den Kundenwünschen angepasst. Diese Anpassungen werden, sofern sie für die Mehrheit der Kunden nutzbringend sind, sämtlichen Kunden ohne zusätzliche Kosten weitergegeben. Dabei werden keine mühsamen und fehleranfälligen Updates notwendig, denn CampCockpit arbeitet stets mit der neusten Version des Produkts. Durch die ständige Weiterentwicklung unseres Produktes wird CampCockpit in Zukunft um weitere Funktionen ergänzt. Zudem ist eine mobile Applikation für Android-Geräte bereits in der Umsetzung, damit sämtliche Daten von CampCockpit auch über mobile Geräte abgerufen und bequem bearbeitet werden können.
Test-Account
Damit Sie sich von unserer Lösung selbst überzeugen können, werden Sie demnächst die Möglichkeit haben, innert wenigen Minuten einen kostenlosen Test-Account auf der Webseite von CampCockpit zu erstellen. Dieser ermöglicht es Ihnen, die gesamte Applikation während 30 Tagen vollumfänglich und kostenlos zu testen. Falls Sie nach Ablauf des Test-Accounts nichts unternehmen, wird Ihr Account automatisch gelöscht.
Lizenzierung
Für die Benutzung von CampCockpit müssen Sie lediglich einen angemessenen monatlich anfallenden Betrag für die Lizenzkosten bezahlen. An alle lizenzierten Kunden geben wir den Vorteil neuer Updates stets weiter.